Wat is De Vriendenkring?
De Vriendenkring is een landelijke stichting die handelt in overeenstemming met de AVG. Het doel van De Vriendenkring is om als singles samen verschillende activiteiten te ondernemen op sociaal, cultureel of sportief gebied en zo tevens onderlinge contacten te bevorderen. Daartoe onderhouden we een verzameling van e-mailadressen, die alleen toegankelijk is voor de deelnemers die een jaarlijkse contributie betalen. De verbinding met onze site is middels een SSL verbinding (https/slotje voor het webadres) om de gegevens voor onbevoegden af te schermen.
AVG pagina op de website
Alle deelnemers worden m.i.v. 25-11-2019 meerdere malen door de wekelijkse Nieuwsbrief geïnformeerd over het verschijnen van dit document. In dit bericht is aangegeven dat deelnemers zich kunnen uitschrijven als ze niet akkoord gaan. Het document zal, indien nodig, worden aangepast, waarna de deelnemers daarover geïnformeerd zullen worden.
-
Informatie
Voor meer informatie over dit privacybeleid kunt u zich richten tot de secretaris, e-mail: secretaris@vriendenkring.org
-
Inventarisatie persoonsgegevens
De verzamelde gegevens bestaan uit naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, geslacht, aanmelddatum, opleiding/werk, alsook geboortedatum. Deze laatste wordt vastgelegd aangezien er een leeftijdsgrens voor aanmelding geldt.
-
Wie verzamelt de gegevens?
De gegevens worden automatisch verzameld op het internet (zie punt 4), via penningmeester@vriendenkring.org en info@vriendenkring.org. De betrokken personen hebben beschikking over deze gegevens gedurende de deelname en kunnen zo nodig wijzigingen aanbrengen.
-
Hoe komt De Vriendenkring aan de gegevens?
De gegevens van de deelnemers worden door hen zelf aangeleverd via het Aanmeldformulier op onze website. Middels het invullen van het Aanmeldformulier gaat de nieuwe deelnemer akkoord met de opslag en het gebruik van de daarin vermelde gegevens door een vinkje te plaatsen. Reeds geregistreerde deelnemers worden enkele malen geïnformeerd via de Nieuwsbrief met verwijzing naar het AVG document op de website.
-
Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen
Alle in artikel 2a genoemde gegevens zijn op persoonlijke basis in te zien en direct aan te passen (met uitzondering van de geboortedatum) door de betreffende deelnemer op de afgescheiden en beveiligde deelnemerspagina op onze website. De authenticatie van de deelnemer wordt geregeld met een persoonlijk wachtwoord. Dit wachtwoord wordt bij aanmelding gegenereerd door het systeem en de deelnemer wordt verzocht dit direct te veranderen in een wachtwoord dat hij/zij zelf gekozen heeft. Door de deelnemers is bovendien een deelnemerlijst in te zien, met voornaam, achternaam, woonplaats, geslacht, e-mail-adres. Een telefoonnummer wordt in deze lijst alleen vermeld als de deelnemer daar bij aanmelding toestemming voor heeft verleend. Deze toestemming kan altijd gewijzigd worden.
-
Hoe worden de gegevens bewaard? De opslag van deze data vindt plaats in een database, gesitueerd bij de internet provider. De gegevens zijn via verschillende autorisatielevels, gekoppeld aan gebruikersnaam en wachtwoord, in meerdere of mindere mate toegankelijk. Voor deelnemers zijn alleen de eigen gegevens toegankelijk en de gegevens van andere deelnemers voor zover die publiekelijk door deelnemers beschikbaar zijn gesteld. Voor bestuur en webbeheer zijn alle gegevens beschikbaar.
Voor wat betreft Financiële administratie, deze gegevens, voornamelijk contributiebetalingen, worden opgeslagen op de computer van de Penningmeester.
-
Gegevens delen met anderen
Alle aan De Vriendenkring verschafte gegevens zullen nooit aan derden worden doorverkocht en alleen aan een derde worden doorgegeven met uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene.
-
Hoe lang worden de gegevens bewaard?
De financiële gegevens van de stichting De Vriendenkring zullen minimaal gedurende de wettelijke termijn van 7 jaar worden bewaard. De gegevens van de deelnemers zullen worden bewaard gedurende de duur van hun deelname. Na beëindiging van deelname blijven de gegevens bewaard, aangezien een afgemelde deelnemer opnieuw deelnemer kan worden zonder te moeten voldoen aan de toelatingseisen, die aan een nieuwe deelnemer worden gesteld. Op verzoek zullen bij beëindiging van hun deelname de gegevens worden vernietigd, waarmee het recht op dispensatie op te hoge leeftijd vervalt, indien men later toch weer deelnemer wil worden.
-
Foto's.
Tijdens activiteiten van De Vriendenkring worden regelmatig foto’s gemaakt waarop deelnemers te zien kunnen zijn. Door deelnemer te zijn van De Vriendenkring geeft iedere persoon aan in principe geen bezwaar te hebben tegen het maken en gebruiken van dit soort foto’s op de website van De Vriendenkring. Wanneer er om welke reden dan ook toch bezwaar ontstaat tegen plaatsing van een foto, mag iedere deelnemer niet-plaatsing of verwijdering eisen van een foto waarop de deelnemer zelf getoond wordt. Namen bij foto’s worden alleen genoemd met voorafgaande toestemming van de betreffende geïdentificeerde persoon.
- Datalek. Bij het ontdekken van een datalek (als persoonsgegevens in handen vallen van derden die geen toegang tot die gegevens zouden mogen hebben) wordt dit terstond gemeld aan alle deelnemers. Het bestuur checkt wat er gelekt is en wat de gevolgen kunnen zijn en meldt het lek aan de Autoriteit Persoonsgegevens.
- Vaststelling. Dit AVG document werd goedgekeurd door het bestuur van De Vriendenkring op 22-11-2019.
